O que é uma assinatura eletrônica? 

É a digitalização de uma assinatura feita à mão. Isso garante a identidade do signatário, a integridade e a origem do documento.

Que tipo de arquivos podem ser assinados eletronicamente?

Todos os tipos de documentos podem ser assinados digitalmente (Documentos de Word, PDFs, etc.).

O formato PDF é o mais utilizado. Ele oferece boa segurança para o documento e aceita diversos tipos de assinatura eletrônica. 

A assinatura eletrônica tem o mesmo status de uma assinatura feita à mão?

A resposta é sim. Diversas leis atestam esse status legal; essas leis variam conforme o país.

Alguns exemplos na Europa e nos EUA:

• A Diretiva Europeia de 13 de dezembro de 1999 reconhece a validade das assinaturas eletrônicas (Artigo 5). A Diretiva oferece uma definição técnica de assinatura eletrônica: “dados em forma eletrônica que estão conectados a uma rede privada, ou associados de forma lógica a outros dados eletrônicos, e que servem como um método de autenticação” (Artigo 2). Essa Diretiva marca um avanço importante pois apresenta a noção de “certificados de assinatura” e de “provedor de serviços de certificação”.
• A lei de 13 de março de 2000 introduziu a assinatura eletrônica à legislação francesa. Ela tem as mesmas prerrogativas e exige autorização dos signatários da mesma forma que uma assinatura feita à mão.
• Nos EUA, a lei federal de 30 de junho de 2000 (Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional ou “ESIGN”) legisla sobre essa questão.

A assinatura eletrônica para eficiência otimizada 

A adoção de assinaturas digitais otimiza a eficiência de sua organização, simplificando a validação de documentos:

• Processo ininterrupto: eliminação de tarefas que exijam imprimir documentos para uma assinatura e digitalizando-os após assinados,
• Gerenciamento facilitado de documentos: entrega por e-mail ou arquivamento automático, reduzindo a carga de couriers,
• Imediata disponibilidade das informações por toda a empresa já que os documentos validados foram digitalizados e estão acessíveis a todas as pessoas autorizadas.

Segurança reforçada

Assinaturas eletrônicas, ao contrário das assinaturas escritas à mão, podem garantir:

• A identidade do signatário: assinaturas eletrônicas não podem ser falsificadas e oferecem certezas sobre a identidade do signatário,
• A integridade do documento assinado: o documento eletronicamente assinado não pode ser alterado. A assinatura é parte integral do documento e não pode ser usada por outro documento.

Imagem e experiência de usuário otimizadas

Permitir que seus clientes e parceiros assinem em uma prancheta ajuda a melhorar o perfil de sua marca:

• Validação de documentos menos laboriosa para o signatário,
• Moderniza a imagem da sua empresa com a adoção da prancheta de assinatura,
• Reduz a pegada ecológica do local de trabalho eliminando a impressão de documentos para o processo de validação.

Vantagens dos coletor de assinaturas eletrônica Evolis

Redução de custos

Os coletor de assinaturas digitalizam todos os documentos do varejo. Assim, as empresas economizam nos consumíveis (papel, toner) e nos envios.

Economize tempo e se concentre nos negócios

Eliminar totalmente o papel com os coletor de assinaturas Evolis permite economizar o tempo de clientes, fornecedores e funcionários.

Isso permite acelerar os processos de aprovação e autorização das transações dos clientes e facilita o acesso aos documentos por parte dos colaboradores, uma vez que todos os documentos eletrônicos estão disponíveis em tempo real. A equipe dedica mais tempo ao atendimento de clientes e fornecedores.

Satisfação de clientes e funcionários

Os tempos de check-in são bastante reduzidos e os coletor de assinaturas são fáceis de usar. Portanto, há uma melhora da satisfação de funcionários.

Respeite o meio ambiente

Nos dias de hoje, o aquecimento global deve ser uma preocupação de todos. Ao usar os coletor de assinaturas, qualquer loja ou indivíduo pode respeitar o meio ambiente economizando papel e consumíveis.