Impressão de cartões de estudante: 10 perguntas a se fazer

Introdução

Este artigo apresenta os critérios a serem considerados para a identificação de estudantes e do pessoal em campus e universidades. Ele irá guiá-lo na escolha de uma solução de impressão de cartões de estudante adequada às suas necessidades específicas, fazendo as perguntas certas.

Sumário

1. Quais tipos de cartões escolher para o meu estabelecimento?
   
2. Qual orçamento destinar para a impressão de cartões de estudante?
   
3. Qual design escolher para a impressão de cartões de estudante?
   
4. Minha solução de impressão de cartões é compatível com outros sistemas de informação?
   
5. Qual estratégia de gestão de dados adotar para o meu estabelecimento?
   
6. Minha solução de impressão de cartões de estudante é escalável?
   
7. Minha solução de impressão de cartões de estudante é segura?
   
8. Qual tecnologia de impressão escolher para imprimir cartões de estudante?
   
9. Como distribuir os cartões do meu estabelecimento?
   
10. Minha solução atende às necessidades dos estudantes e do pessoal do meu estabelecimento?
    

1. Quais tipos de cartões escolher para o meu estabelecimento?

As universidades recebem muitas pessoas em suas instalações. Seja diariamente (alunos, professores, funcionários da cantina, pessoal de manutenção etc.) ou mais excepcionalmente (fornecedores, prestadores de serviços, professores etc.), o acesso aos prédios por esses diferentes tipos de pessoas exige que a universidade emita um cartão personalizado (elétrica e graficamente). Portanto, é muito mais eficiente gerenciar a emissão desses cartões definindo perfis de usuários, associados a um determinado tipo de cartão. Isso significa emitir cartões com características distintas, adaptados às necessidades do usuário.

Essas características devem levar em conta uma série de critérios:

• A quais áreas da minha escola os usuários devem ter acesso (salas de aula, salas de funcionários, espaço de armazenamento, sala de servidores, etc.)?
• Por quanto tempo a pessoa usará o cartão?
• Que nível de segurança você precisa para o cartão?
• Além da função de controle de acesso, o cartão permitirá que os usuários aproveitem os serviços adicionais (impressão, cafeteria, transporte público, pagamento, etc.)?
• Quais dados de uso do cartão eu quero poder usar para fins estatísticos (popularidade dos serviços, hábitos de pagamento, etc.)?

Todos esses critérios devem ajudá-lo a determinar os diferentes tipos de cartão que você precisa emitir, de acordo com cada um dos seus perfis de usuário.

2. Qual orçamento destinar para a impressão de cartões de estudante?

O orçamento exigido das universidades para a emissão de seus cartões geralmente depende de dois critérios principais:

• o tamanho da população estudantil
• os recursos necessários

Para otimizar esse orçamento e oferecer um serviço de qualidade a um custo razoável, aqui estão algumas dicas:

• Estimativa: essa é uma etapa importante para evitar surpresas desagradáveis (na medida do possível). Você pode, por exemplo, comparar o custo total da emissão de seus cartões com o custo por pessoa, para ajudá-lo a ficar dentro do seu orçamento-alvo.
  
• Priorize: quais funções e serviços você acha que são essenciais? E, por outro lado, de quais você poderia prescindir? Faça uma lista deles e atribua um grau de prioridade a cada um.
  
• Internalizar: usar prestadores de serviços ou fornecedores externos geralmente é mais caro do que fazer as coisas internamente. Portanto, é uma boa ideia perguntar a si mesmo quais tarefas seus funcionários podem realizar facilmente para manter os custos baixos.
  
• Ganhe dinheiro: os cartões de estudante que você emite podem ser uma fonte de receita. Se você optar por uma experiência principalmente digital, ainda precisará oferecer um cartão físico associado para os alunos que quiserem ou precisarem de um. Dessa forma, o cartão pode estar sujeito a uma taxa e se tornar uma fonte de receita.

3. Qual design escolher para a impressão de cartões de estudante?

A escolha do design de seus cartões não é insignificante: ela reflete a imagem da marca e os valores de sua instituição. Ele transmite sua identidade visual e ajuda você a ser reconhecido, especialmente porque a imagem transmitida pelas universidades é um critério importante para os alunos ao escolherem um estabelecimento de ensino superior.

Portanto, os vários elementos gráficos que compõem o design devem ser escolhidos cuidadosamente para criar uma composição geral esteticamente agradável. Eles podem ser agrupados em cinco categorias principais:

• Identidade: seu logotipo é a representação gráfica de seu estabelecimento, sua marca. Portanto, é essencial que ele apareça nos cartões que você emite como um elemento central de sua identidade.
  
• Percepção: é importante levar em conta as conotações das cores ao criar o design de seus cartões (mantendo a consistência com sua carta gráfica, quando aplicável). As cores escolhidas refletem a imagem que você projeta.
  
• Segurança: a presença de recursos de segurança superiores ajuda a projetar uma imagem de alta qualidade, até mesmo de prestígio, de seu estabelecimento.
  
• Exclusividade: os diferentes cartões emitidos (dependendo do perfil do usuário) devem se destacar uns dos outros, mas também, e principalmente, dos cartões de outras universidades, o que pode representar uma forma de concorrência.
  
• Qualidade: qualidade significa qualidade do design, é claro, mas também qualidade da impressão. O resultado final do cartão, depois de impresso, deve corresponder à imagem de sua marca.

Para criar o design perfeito para seus cartões, você pode terceirizar a criação para um provedor de serviços. Se quiser ser mais independente, você também pode criar você mesmo, usando um software dedicado. Dependendo da impressora de cartões que você escolher, esse software poderá ser fornecido.

4. Minha solução de impressão de cartões é compatível com outros sistemas de informação?

Sua solução de emissão de cartões deve ser capaz de trabalhar com outros sistemas existentes ou futuros, sem restrições de acesso ou implementação. Isso é conhecido como interoperabilidade. Em particular, isso significa garantir a compatibilidade entre os cartões emitidos e os vários terminais com os quais eles terão de se comunicar.

A interoperabilidade de seu sistema é praticamente essencial para garantir a independência e a escalabilidade de seu sistema de emissão de cartões. O sistema deve ser capaz de atender às suas necessidades específicas, sem torná-lo dependente do fornecedor da solução. Além disso, ele deve ser capaz de se adaptar às suas novas necessidades e às novas tecnologias.

5. Qual estratégia de gestão de dados adotar para o meu estabelecimento?

O gerenciamento de dados é um processo abrangente que envolve a coleta, o armazenamento e o uso de dados de forma segura e eficiente. Ele pode ser gerenciado internamente, terceirizado para um fornecedor ou até mesmo organizado como um híbrido.

Vamos avaliar os prós e os contras desses três tipos de solução:

• Internamente: o gerenciamento de seus dados no local significa que você pode mantê-los internamente, sem precisar compartilhá-los com um fornecedor terceirizado. Você retém todos os seus dados e tem maior controle sobre seu gerenciamento. Por outro lado, esse modo de operação exige que você traga certas habilidades técnicas essenciais para um bom gerenciamento de dados internamente, bem como um conjunto de equipamentos de TI apropriados (servidor, software etc.). Como resultado, o custo pode ser mais alto do que o do gerenciamento externo de dados.
  
• Terceirizado: a configuração de uma solução terceirizada para gerenciar seus dados é simples e geralmente representa uma boa relação custo-benefício. Os custos associados ao gerenciamento de seus dados são totalmente arcados pelo fornecedor da solução escolhida (você paga apenas uma taxa de assinatura). Na maioria das vezes, esse tipo de solução é gerenciado por meio da nuvem, o que lhe dá acesso remoto a todos os seus dados. No entanto, ao terceirizar o gerenciamento de seus dados, você se torna dependente do provedor escolhido e depende da disponibilidade do serviço dele. Além disso, os dados são compartilhados com o fornecedor e, portanto, ficam sob seu controle.
  
• Híbrido: alguns ambientes de TI combinam aplicativos disponíveis no local com um serviço de nuvem. As vantagens e limitações dos dois modelos se aplicam igualmente.

Tableau comparatif sur la gestion des données

Seja qual for a solução escolhida, você continua responsável pela confidencialidade dos dados e deve saber exatamente onde os dados estão hospedados. Os regulamentos em vigor em seu país também fornecem uma lista de suas obrigações para garantir que seus dados sejam gerenciados em conformidade com a lei.

6. Minha solução de impressão de cartões de estudante é escalável?

Se estiver planejando optar pela emissão descentralizada de cartões , ou se já o fez, recomendamos enfaticamente que escolha impressoras de cartões escaláveis. Por que você deve fazer isso? Para que elas possam evoluir de acordo com suas necessidades, seu estabelecimento, as expectativas dos titulares de cartões e, em particular, dos alunos, tecnologias, tendências etc.

A capacidade da sua solução de emissão de cartões de evoluir ao longo do tempo permitirá que você :

• Atenda às suas novas necessidades com novos recursos e opções: algumas impressoras de cartões no mercado podem facilmente integrar novas opções e recursos diretamente no local. Em vez de trocar de equipamento, você pode atualizar o que já tem: é econômico, prático e ecologicamente correto.
  
  Por exemplo: capacidade de imprimir em ambos os lados, adição de um módulo de laminação, novos módulos de codificação, etc.
  
• Aumente sua produção, integrando novas impressoras de cartões: o número de pessoas que você recebe em seu estabelecimento pode aumentar com o passar dos anos. Portanto, sua necessidade de cartões também pode aumentar. Portanto, é fundamental que a solução implantada possa acomodar facilmente novas impressoras de cartões em seu ambiente.
  
  Exemplo: impressoras de mesa, quiosques de autoatendimento, soluções personalizadas

Para personalizar e imprimir seus cartões diretamente em suas instalações

7. Minha solução de impressão de cartões de estudante é segura?

As consequências de uma instalação insuficientemente segura podem ser desastrosas, especialmente quando se trata de dados: perda ou uso indevido de dados, pagamento fraudulento, roubo de identidade etc.

Para maximizar a segurança de sua instalação, recomendamos o seguinte

• Limite o acesso: conceda direitos de acesso à sua instalação somente quando for realmente necessário. Quanto mais você limitar o número de pessoas que podem acessar sua instalação, mais você limitará o risco de erros relacionados à intervenção humana.
  
• Monitore as possíveis ameaças cibernéticas: estabeleça uma política de segurança cibernética que permita monitorar a situação e defina as ações a serem tomadas no caso de um ataque. Existem ferramentas especializadas para alertá-lo em tempo real sobre eventos suspeitos.
  
• Garanta a limpeza regular: exclua regularmente os dados não utilizados para evitar que eles permaneçam acessíveis sem motivo. Isso também pode fazer com que você economize dinheiro, pois o custo da sua solução depende em parte da quantidade de dados armazenados.
  
• Classifique os dados: identifique os dados mais confidenciais para que eles possam ficar mais seguros, usando criptografia, por exemplo.

8. Qual tecnologia de impressão escolher para imprimir cartões de estudante?

Existem diferentes tecnologias para impressão em cartões. Dependendo do resultado final que você deseja alcançar e do uso futuro de seus cartões, uma tecnologia será mais adequada do que outra. Às vezes, vale a pena combiná-las para atender a todas as suas necessidades.

• D2T2: a tinta da fita é depositada diretamente no cartão por meio de um processo chamado sublimação. Essa tecnologia é a mais comum e, portanto, também a mais econômica, oferecendo impressão de alta qualidade com uma resolução de 300 dpi. Dependendo da impressora escolhida, determinados recursos de segurança, como um efeito UV, podem ser aplicados diretamente no cartão.
  
• Retransferência: também conhecida como “transferência reversa“, essa tecnologia de impressão é um processo de dois estágios. O design do cartão é impresso primeiro em um filme, que é então transferido para o cartão. A retransferência oferece uma qualidade de impressão excepcional de 600 dpi e a capacidade de imprimir em diferentes materiais de cartão (PVC, PVC composto, PET, policarbonato etc.).
  
• Reescrita: os cartões regraváveis podem ser personalizados simplesmente usando um processo térmico, que faz com que a tinta contida diretamente no cartão apareça e desapareça. Portanto, o cartão regravável pode ser apagado e reimpresso várias vezes (dependendo de como o cartão é usado). Portanto, é muito econômico e também ecologicamente correto.

Para saber tudo o que você precisa saber sobre reescrita, faça o download do guia dedicado gratuito. 

tecnologia de impressão de reescrita

(cartão regravável)

Faça o download do guia

9. Como distribuir os cartões do meu estabelecimento?

O período de emissão da carteirinha de estudante pode gerar um grande fluxo de pessoas. Há diferentes maneiras de produzir e emitir esses cartões para ajudá-lo a gerenciar o número de pessoas em seus edifícios.

• Emissão instantânea na recepção: cada cartão de estudante é personalizado e impresso sob demanda por um membro da equipe da escola. Na maioria das vezes, isso é feito em um balcão de recepção, usando uma impressora de cartões de mesa. O cartão é entregue ao aluno pessoalmente durante o horário de funcionamento.
  
• Emissão instantânea por meio de um terminal de autoatendimento: o cartão do aluno também é personalizado e impresso instantaneamente, mas o aluno obtém o cartão de forma totalmente independente. O terminal de autoatendimento é equipado com uma impressora de cartões desenvolvida especificamente para essa finalidade. Os alunos podem aproveitar esse serviço durante o horário de funcionamento estendido.
  
• Produção em massa instantânea: os cartões são personalizados e impressos em lotes, com antecedência. Em geral, várias impressoras de cartões são implantadas para fins de produtividade e geralmente estão localizadas em uma área dedicada com acesso restrito. O cartão estará pronto quando o aluno vier buscá-lo. Essa produção em massa exige um banco de dados completo e preciso a montante.

Essas diferentes soluções para a produção e emissão de carteiras de identidade estudantil podem ser combinadas, proporcionando ainda mais flexibilidade e eficiência.

10. Minha solução atende às necessidades dos estudantes e do pessoal do meu estabelecimento?

Como todas as gerações, os “nativos digitais” têm aspirações muito específicas. Aqui estão algumas ideias que refletem as principais expectativas dos alunos da Geração Z: 

• Foco nos valores: os alunos da geração Z são bastante sensíveis à noção de “valores” e estão ainda mais inclinados a escolher uma universidade que afirme suas convicções e não hesite em exibi-las. A carteirinha de estudante pode ser uma das maneiras de comunicar seus compromissos e dar à sua instituição uma imagem de prestígio.
  
• Promoção da inclusão: essa é uma questão real, e há muitos componentes que precisam ser levados em conta. Entre eles, o gênero é um dos principais: 60% dos membros da geração Z acham que as opções de gênero nos formulários não devem se limitar a “Masculino/Feminino” . Portanto, pode valer a pena levar isso em consideração ao adaptar seus formulários, por exemplo.
  
• Proteja o meio ambiente: “A Geração Z acredita firmemente que a humanidade é a causa da mudança climática”2 . Com isso em mente, você poderia, por exemplo, colaborar com uma organização que trabalha para proteger o meio ambiente e criar um cartão de estudante exclusivo. Esse tipo de iniciativa já existe no setor bancário e seria totalmente apropriado estendê-la ao setor educacional.
  
• Gastar com sabedoria: um dos principais critérios de compra da Geração Z é o preço . Portanto, eles não hesitam em recorrer a lojas de segunda mão e lojas de segunda mão. Para ajudá-los a fazer isso, você pode estabelecer parcerias com varejistas que concordem com essa abordagem, para que seus alunos possam se beneficiar de descontos mediante a apresentação do cartão.

Essas ideias devem ajudá-lo a desenvolver sua solução como um todo, adaptada às suas necessidades e ambições, para que você possa se diferenciar de outros estabelecimentos.

Para saber mais sobre inclusão e segurança no ensino superior, baixe nosso white paper gratuito.

O smartphone vai acabar com a carteira de estudante?

Baixe o white paper

Nossa escolha para a impressão de cartões de estudante

Existem várias soluções para imprimir seus cartões de estudante. Na Evolis, oferecemos impressoras de cartões adequadas às suas necessidades e às do seu estabelecimento, como campus ou universidades. Aqui estão os modelos de impressoras que recomendamos para a impressão de seus cartões de estudante:

Impressoras de cartões Evolis para Campus e Universidades

Agilia

A impressora de cartões por retransferência da Evolis. Possui a mais recente tecnologia de impressão com a melhor qualidade para seus cartões.

Descubra Agilia

Primacy 2

A impressora de cartões versátil da Evolis. Equipada com a tecnologia de cartões regraváveis “Rewrite” e alta velocidade de impressão.

Descubra Primacy 2

Tabela comparativa das impressoras Agilia e Primacy 2

Quiosques de autoatendimento para Campus e Universidades

Quiosque de autoatendimento:
KC Essential – KC Prime – KC Max

Um quiosque de autoatendimento com excelente relação custo-benefício

Descubra

Quiosque de autoatendimento:
KM500B – KM2000B

Um quiosque de autoatendimento autônomo com grande capacidade de cartões

Descubra